Şirketlerde Bütçe Neden Tutmaz?

37 yıllık profesyonel hayatımda birçok inişli çıkışlı yaşanmışlıklarım oldu.

Hatalar yaptım halen de yapmaya devam ediyorum ama önemli olan hatalardan ders çıkarıp tekrar etmemeye çalışmak.

Kendi hayatımda maddi manada yapmış olduğum en kritik hata bütçe yapmamak oldu.

Bedelini zaman zaman çok ağır şekilde ödedim, bazen de istemeden çevremdekilere ödettim. Çok şükür bu zamana kadar telafisi olmayan bir duruma düşmedim. Ama ….   

İnsan bedel ödeyince bazı şeylerin farkına varıyor. İşinize saplantınız yok ise hatalardan ders çıkarabiliyorsunuz. Zaman zaman iş körlüğü ve aç gözlülük insanın gözünü kör edip hesapsız kitapsız işlere girmesine neden oluyor. Sonuç yine bana hüsran yine bana hasret var…

Ticari hayatta yaşamış olduklarından yola çıkarak edindiğim tecrübeleri blog olarak yayınlamaya karar verince ilk aklıma gelen ve sürekli vurgulayıp tavsiye ettiğim konu “Bütçe” oldu.

Herkese tavsiyem önce kendinizin, sonra aile bireylerinizin ve tabi ki işletmelerinizin bütçesini yapın ve takip edin. Atasözünün dediği gibi “ayağını yorganına göre uzatacaksın”.

Ege Cansen hocanın bu konu ile ilgili güzel bir videosu var izlemenizi tavsiye ederim. 

Bütçe ile ilgili kafamda olan bilgileri yapay zekaya aktarınca aşağıda ki metni çıkardı.

Birçok şirket yıl başında bütçe yapar.
Excel dosyaları hazırlanır, tablolar doldurulur, hedefler yazılır.

Yıl sonunda ise aynı cümle kurulur:
“Bu yıl da bütçe tutmadı.”

Peki gerçekten sorun bütçede mi? Hayır.

Sorun, bütçenin bir yönetim aracı olarak değil, bir muhasebe egzersizi olarak görülmesidir.

Bütçe Yapılır Ama Yönetilmez

Bütçe hazırlanır ve rafa kaldırılır.
Ay ay, bölüm bölüm, kalem kalem takip edilmez.

Oysa bütçe bir tahmin değil, bir kontrol mekanizmasıdır.

Bütçe;

• Nerede fazla harcadığınızı,
• Nerede eksik kaldığınızı,
• Hangi bölümün şirketi zorladığını,
• Hangi kararın maliyet yarattığını

gösteren canlı bir göstergedir.

Takip edilmeyen bütçe, pusulasız gemi gibidir.

Bölümler Bütçeyi Sahiplenmez

Muhasebe bütçe yapar.
Diğer bölümler sadece harcama yapar.

Pazarlama, operasyon, proje, bilişim…
Hiçbiri kendi bütçesini yönetme sorumluluğunu hissetmez.

Sonuç?

Bütçe şirketin değil, muhasebenin dokümanı haline gelir.

Oysa doğru sistemde her bölüm:

• Kendi bütçesini girer
• Kendi gerçekleşmesini takip eder
• Sapmayı anlık görür

Gerçekleşenler Anlık İzlenmez

Bütçe ile gerçekleşenler genellikle yıl sonunda karşılaştırılır.

Bu, direksiyonu olmayan bir arabayı yıl sonunda kontrol etmeye benzer.

Doğru yöntem şudur:

• Aylık değil, günlük veri akışı
• ERP veya manuel girişlerle anlık gerçekleşme
• Bütçe–gerçekleşen karşılaştırma tabloları
• Sapma uyarıları

Bütçe geçmişi raporlamak için değil, geleceği düzeltmek için vardır.

Alt Kırılımlar Yoktur

770 Pazarlama gideri vardır.
Ama onun altında:

• Dijital reklam mı?
• Fuar mı?
• Ajans mı?
• Baskı mı?

bilinmez.

Ana hesap vardır, alt hesap yoktur.
Bu yüzden hangi harcamanın bütçeyi bozduğu görülemez.

Bütçe, ERP ve Muhasebe Planı İlişkilendirilmez

En kritik hata budur.

Bütçe kalemleri ile:

• Tek düzen muhasebe planı
• ERP hesap planı
• Bölüm bütçeleri

Birbirine bağlı değildir.

Bu bağ kurulmadığında bütçe teoride kalır, sistemle konuşmaz.

Doğru Bütçe Sistemi Nasıl Olmalı?

Doğru kurguda:

✔ Şirket bazlı yapı
✔ Bölüm bazlı bütçe girişi
✔ Ana hesap / alt hesap kırılımı
✔ ERP’den otomatik gerçekleşen çekme
✔ Günlük / aylık karşılaştırma tabloları
✔ Sapma analiz ekranları
✔ Yetkilendirilmiş kullanıcı yapısı

Bütçe, yaşayan bir yönetim paneline dönüşür.

Küçük Kontrol Listesi

Aşağıdaki sorulara “hayır” diyorsanız, bütçeniz sizi yönetmiyor demektir:

• Bölümler kendi bütçesini giriyor mu?
• Gerçekleşenleri anlık görebiliyor musunuz?
• Alt hesap kırılımlarınız var mı?
• Bütçe ile muhasebe planınız ilişkili mi?
• Sapmaları ay içinde fark edebiliyor musunuz?

Sonuç

Bütçe tutmuyor değildir.
Bütçe yönetilmiyordur.

Bütçe, doğru kurgulandığında şirketin en güçlü kontrol mekanizmasıdır.

Şirketinizde bu belirtiler varsa, fark etmeden risk büyüyor olabilir.

blog.saribekiroglu.com